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文档在每个企业的生命周期和日常运营中都发挥着重要作用。 正确存储和保护它们非常重要。 这是一些最好的文档管理软件可以发挥作用的地方，可帮助您掌握企业的文档工作流程并确保在此过程中不会丢失任何内容。
什么是文档管理软件 (DMS)？
文件管理软件消除了存储的麻烦 物理文件 而是将它们全部移入云端。 花几个小时寻找一份文件，后来才意识到它根本不存在，这可能会令人沮丧。 文档管理软件可让您轻松方便地组织数字文档和纸质记录。
如果您没有适合您的软件，则可能需要数小时甚至数天才能检索重要文档，这对您的整个团队来说可能是一个巨大的障碍。
最好的软件将使工作快速而顺利。 市场上有多种选择，如果您正在寻找最好的文档管理软件，本指南将帮助您根据需要做出最佳决策。
如何选择最适合您的文档管理软件
为您的企业选择正确的文档管理软件是很棘手的。 在列出您的选项时，请始终留意以下功能。
扫描能力：
如果您有纸质格式的文档，则需要具有扫描功能的 DMS。 这将允许您将所有重要文件放入您的中央集线器。 还要考虑用于扫描功能的技术。 拥有某种形式的光学字符识别 (OCR) 很有用，以便您以后可以搜索所有扫描结果。
存储和连接：
重要的是要找到提供足够云存储的文档管理软件，作为上传文件的中心枢纽。 尽管文档不是最占用磁盘空间的，但您的目录可能会比您预期的增长得更快，并且您很快就会发现自己的空间不足，无法添加新内容。 同样重要的是如何访问您的文档。 有些系统混合了浏览器访问和单独的应用程序，但许多其他系统仅提供两者之一。
元数据和搜索功能：
您的文档管理系统应该具有强大的搜索功能，以便您可以轻松找到任何文档。 这不仅涉及查看文档名称，还涉及扫描中的元数据和文本。 在使用软件时，将文档链接到项目、人员和其他工作组织方式在日常工作中也很有用。
文档版本控制：
每个质量文档管理软件都应该有文档版本控制。 这不仅是要保留文档的当前（最新）版本，还要保留其所有过去的版本以及对文档执行的修改的记录。 然后，您可以全面了解文档随时间的进展情况。
权限控制：
您的 DMS 应该能够管理系统中的权限。 这是关于维护数据完整性并确保文件不会被意外删除或移动。
2022 年最佳文档管理软件
现在 你很清楚 最好的文档管理软件有哪些功能，让我们看看那里的最佳选择。
1. 微软 SharePoint
Microsoft SharePoint 可能是最知名的此类解决方案之一，也是最全面的企业之一 文档 当今可用的管理系统。 它提供了适合每个企业需求的工具。 除了文档管理功能之外，您还可以使用 SharePoint 作为您企业自己的“智能”内联网。 有适用于所有设备的应用程序，以及提供无缝协作的良好共享功能。 使用 OneDrive，您还可以在云和本地硬盘驱动器之间同步文件。
⚙️特点：
- 活动追踪
- 日历管理
- 可定制的模板
- 文件管理
- 数据同步
- 文件共享
- 文档模板
💵 定价：
- 计划 1：5 美元/用户/月，1TB 存储
- 计划 2：10 美元/用户/月
- Office 365 E3：20 美元/用户/月
2. Bitrix24
Bitrix24 是一款文档管理软件，全球有数百万人使用。 它可在本地和云端使用。 该软件允许文件同步、移动访问、文件共享、个人和公司驱动器、多用户编辑、离线编辑等。 它可以免费试用 30 天。
⚙️ 主要特点：
- 访问控制
- 活动仪表板和跟踪
- 警报/通知
- 文档生成和存储
- 文件管理
💵 定价：
- 云基础版：39 美元/月
- 标准：79 美元/月
- 专业：159 美元/月
- 提供 30 天免费试用
3. 鲁比克斯
eFile Cabinet 的 Rubex 是一款文档管理软件，提供云存储和高效的文件共享解决方案。 它将使您的企业实现无纸化并有效地处理文件。 Rubex 非常适合中小型企业，允许您在组织内共享文档并设置文档保留。 它具有良好的搜索功能、模板创建、自动化工作流程和文件共享。
⚙️ 主要特点：
- eFile 文件柜 DM 系统
- 安全文件共享
- 双重身份验证 (2FA)
- 自定义安全设置
- 合规工具
- Microsoft Office 集成
- 移动访问
- 审计追踪
- 工作流程自动化
💵 定价：
- 初学者：15 美元/用户/月，25 GB 存储空间
- 优势：30 美元/用户/月，1 TB 存储空间，但仅限三个用户
- 商业：55 美元/用户/月和 5 TB 存储空间
4. M 文件
M-Files 非常适合不同行业的小型和大型企业。 基于云的本地软件包括关键功能，如电子签名功能、权限管理、自动化工作流程和离线访问。 它还有一个搜索引擎，可让您轻松搜索文档。 您还可以使用该工具搜索文档文本。
⚙️ 主要特点：
- 访问控制/权限
- 合规跟踪
- 审计追踪
- 协作工具
- 可定制的模板
- 内容管理
- 文件分类
- 数字资产管理
- 文档生成
💵 定价：
- 您需要联系 M-Files 了解价格，它还提供免费试用。
5. 立即签署
SignNow 提供电子签名解决方案，让您可以在设备上签名、发送和管理文档。 它提供高安全性并且易于使用。 它允许您将多个文档分组到一个包中，并一次将一个文档发送给几个人。 SignNow 还包括审计跟踪，并且是基于云的。
⚙️ 主要特点：
- 审计追踪
- 移动签名捕获
- 可定制的模板
- 提醒
- 文档分析
- 多方签约
- 任务进度跟踪
💵 定价：
- 业务：8 美元/用户/月（每年支付）
- 商业高级版：15 美元/用户/月（每年支付）
- 专业版：30 美元/用户/月（每年支付）
6. 主控
MasterControl 是一个质量管理系统，还提供文档控制软件作为其解决方案的一部分。 这可能会结束您的纸质流程。 MasterControl 提供了高度的灵活性，并允许您实施适合您业务的文档管理系统。 它包括一套模块。
⚙️ 主要特点：
- 自动路由
- 电子签名
- 合规管理
- 访问控制
- 版本控制
- 文件保留
- 文件转换
- 电子签名
- 文件类型转换
- 全文搜索
- 文件归档
- 版本控制
- 访问控制/权限
- 文件签入/签出
- 审计追踪
💵 定价：
- 联系 MasterControl 了解定价
7. 文档软件
DocuWare 是一款功能非常强大的软件，可帮助您安排文书工作并将其指向正确的工作流程。 您可以立即跟踪待处理的任务并提取记录。 它迎合各种规模的企业，并提供 18 种语言版本。 DocuWare 支持本地部署和云。 它包括访问控制、文本搜索、文档管理、电子签名、电子表格、文件恢复等功能。
⚙️ 主要特点：
- 访问控制/权限
- 归档和保留
- 协作工具
- 可定制的模板
- 文件分类与管理
- 电子签名
- 电子表格
- 全文搜索
- 文件恢复
💵 定价：
联系 DocuWare 了解定价； 有免费试用版
关于最佳文档管理软件的结论
当谈到我的最佳文档管理软件列表时，就是这样。 您应该选择的确切工具取决于您企业的规模和类型，以及企业产生的文件的类型和数量。
此列表中的一些解决方案更侧重于企业（例如 M 文件），而其他人则非常平易近人，可以快速且便宜地开始（例如 立即签署）。 然后，有 微软 SharePoint，这一直是市场上的黄金标准。
让我们知道您对这些最佳文档管理软件工具的看法以及您的选择。