7個最佳文檔管理軟體工具試用

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文檔在每個企業的生命周期和日常運營中都發揮著重要作用。 正確存儲和保護它們非常重要。 這是一些最好的文檔管理軟體可以發揮作用的地方,可幫助您掌握企業的文檔工作流程並確保在此過程中不會丟失任何內容。

什麼是文檔管理軟體 (DMS)?

文件管理軟體消除了存儲的麻煩 物理文件 而是將它們全部移入雲端。 花幾個小時尋找一份文件,後來才意識到它根本不存在,這可能會令人沮喪。 文檔管理軟體可讓您輕鬆方便地組織數字文檔和紙質記錄。

如果您沒有適合您的軟體,則可能需要數小時甚至數天才能檢索重要文檔,這對您的整個團隊來說可能是一個巨大的障礙。

最好的軟體將使工作快速而順利。 市場上有多種選擇,如果您正在尋找最好的文檔管理軟體,本指南將幫助您根據需要做出最佳決策。

如何選擇最適合您的文檔管理軟體

為您的企業選擇正確的文檔管理軟體是很棘手的。 在列出您的選項時,請始終留意以下功能。

掃描能力:

如果您有紙質格式的文檔,則需要具有掃描功能的 DMS。 這將允許您將所有重要文件放入您的中央集線器。 還要考慮用於掃描功能的技術。 擁有某種形式的光學字元識別 (OCR) 很有用,以便您以後可以搜索所有掃描結果。

存儲和連接:

重要的是要找到提供足夠雲存儲的文檔管理軟體,作為上傳文件的中心樞紐。 儘管文檔不是最佔用磁碟空間的,但您的目錄可能會比您預期的增長得更快,並且您很快就會發現自己的空間不足,無法添加新內容。 同樣重要的是如何訪問您的文檔。 有些系統混合了瀏覽器訪問和單獨的應用程序,但許多其他系統僅提供兩者之一。

元數據和搜索功能:

您的文檔管理系統應該具有強大的搜索功能,以便您可以輕鬆找到任何文檔。 這不僅涉及查看文檔名稱,還涉及掃描中的元數據和文本。 在使用軟體時,將文檔鏈接到項目、人員和其他工作組織方式在日常工作中也很有用。

文檔版本控制:

每個質量文檔管理軟體都應該有文檔版本控制。 這不僅是要保留文檔的當前(最新)版本,還要保留其所有過去的版本以及對文檔執行的修改的記錄。 然後,您可以全面了解文檔隨時間的進展情況。

許可權控制:

您的 DMS 應該能夠管理系統中的許可權。 這是關於維護數據完整性並確保文件不會被意外刪除或移動。

2022 年最佳文檔管理軟體

現在 你很清楚 最好的文檔管理軟體有哪些功能,讓我們看看那裡的最佳選擇。

  1. 微軟 SharePoint
  2. Bitrix24
  3. 魯比克斯
  4. M 文件
  5. 立即簽署
  6. 主控
  7. 文檔軟體

今年要試用的 7 個最佳 #文檔管理 #軟體工具📒📓📒

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1. 微軟 SharePoint

微軟 SharePoint

Microsoft SharePoint 可能是最知名的此類解決方案之一,也是最全面的企業之一 文檔 當今可用的管理系統。 它提供了適合每個企業需求的工具。 除了文檔管理功能之外,您還可以使用 SharePoint 作為您企業自己的「智能」內聯網。 有適用於所有設備的應用程序,以及提供無縫協作的良好共享功能。 使用 OneDrive,您還可以在雲和本地硬碟驅動器之間同步文件。

⚙️特點:

  • 活動追蹤
  • 日曆管理
  • 可定製的模板
  • 文件管理
  • 數據同步
  • 文件共享
  • 文檔模板

💵 定價:

  • 計劃 1:5 美元/用戶/月,1TB 存儲
  • 計劃 2:10 美元/用戶/月
  • Office 365 E3:20 美元/用戶/月

2. Bitrix24

Bitrix24

Bitrix24 是一款文檔管理軟體,全球有數百萬人使用。 它可在本地和雲端使用。 該軟體允許文件同步、移動訪問、文件共享、個人和公司驅動器、多用戶編輯、離線編輯等。 它可以免費試用 30 天。

⚙️ 主要特點:

  • 訪問控制
  • 活動儀錶板和跟蹤
  • 警報/通知
  • 文檔生成和存儲
  • 文件管理

💵 定價:

  • 雲基礎版:39 美元/月
  • 標準:79 美元/月
  • 專業:159 美元/月
  • 提供 30 天免費試用

3. 魯比克斯

電子文件櫃的 Rubex

eFile Cabinet 的 Rubex 是一款文檔管理軟體,提供雲存儲和高效的文件共享解決方案。 它將使您的企業實現無紙化並有效地處理文件。 Rubex 非常適合中小型企業,允許您在組織內共享文檔並設置文檔保留。 它具有良好的搜索功能、模板創建、自動化工作流程和文件共享。

⚙️ 主要特點:

  • eFile 文件櫃 DM 系統
  • 安全文件共享
  • 雙重身份驗證 (2FA)
  • 自定義安全設置
  • 合規工具
  • Microsoft Office 集成
  • 移動訪問
  • 審計追蹤
  • 工作流程自動化

💵 定價:

  • 初學者:15 美元/用戶/月,25 GB 存儲空間
  • 優勢:30 美元/用戶/月,1 TB 存儲空間,但僅限三個用戶
  • 商業:55 美元/用戶/月和 5 TB 存儲空間

4. M 文件

M 文件

M-Files 非常適合不同行業的小型和大型企業。 基於雲的本地軟體包括關鍵功能,如電子簽名功能、許可權管理、自動化工作流程和離線訪問。 它還有一個搜索引擎,可讓您輕鬆搜索文檔。 您還可以使用該工具搜索文檔文本。

⚙️ 主要特點:

  • 訪問控制/許可權
  • 合規跟蹤
  • 審計追蹤
  • 協作工具
  • 可定製的模板
  • 內容管理
  • 文件分類
  • 數字資產管理
  • 文檔生成

💵 定價:

  • 您需要聯繫 M-Files 了解價格,它還提供免費試用。

5. 立即簽署

立即簽署

SignNow 提供電子簽名解決方案,讓您可以在設備上簽名、發送和管理文檔。 它提供高安全性並且易於使用。 它允許您將多個文檔分組到一個包中,並一次將一個文檔發送給幾個人。 SignNow 還包括審計跟蹤,並且是基於雲的。

⚙️ 主要特點:

  • 審計追蹤
  • 移動簽名捕獲
  • 可定製的模板
  • 提醒
  • 文檔分析
  • 多方簽約
  • 任務進度跟蹤

💵 定價:

  • 業務:8 美元/用戶/月(每年支付)
  • 商業高級版:15 美元/用戶/月(每年支付)
  • 專業版:30 美元/用戶/月(每年支付)

6. 主控

主控

MasterControl 是一個質量管理系統,還提供文檔控制軟體作為其解決方案的一部分。 這可能會結束您的紙質流程。 MasterControl 提供了高度的靈活性,並允許您實施適合您業務的文檔管理系統。 它包括一套模塊。

⚙️ 主要特點:

  • 自動路由
  • 電子簽名
  • 合規管理
  • 訪問控制
  • 版本控制
  • 文件保留
  • 文件轉換
  • 電子簽名
  • 文件類型轉換
  • 全文搜索
  • 文件歸檔
  • 版本控制
  • 訪問控制/許可權
  • 文件簽入/簽出
  • 審計追蹤

💵 定價:

  • 聯繫 MasterControl 了解定價

7. 文檔軟體

文檔軟體

DocuWare 是一款功能非常強大的軟體,可幫助您安排文書工作並將其指向正確的工作流程。 您可以立即跟蹤待處理的任務並提取記錄。 它迎合各種規模的企業,並提供 18 種語言版本。 DocuWare 支持本地部署和雲。 它包括訪問控制、文本搜索、文檔管理、電子簽名、電子表格、文件恢復等功能。

⚙️ 主要特點:

  • 訪問控制/許可權
  • 歸檔和保留
  • 協作工具
  • 可定製的模板
  • 文件分類與管理
  • 電子簽名
  • 電子表格
  • 全文搜索
  • 文件恢復

💵 定價:

聯繫 DocuWare 了解定價; 有免費試用版

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關於最佳文檔管理軟體的結論

當談到我的最佳文檔管理軟體列表時,就是這樣。 您應該選擇的確切工具取決於您企業的規模和類型,以及企業產生的文件的類型和數量。

今年要試用的 7 個最佳 #文檔管理 #軟體工具📒📓📒

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此列表中的一些解決方案更側重於企業(例如 M 文件),而其他人則非常平易近人,可以快速且便宜地開始(例如 立即簽署)。 然後,有 微軟 SharePoint,這一直是市場上的黃金標準。

讓我們知道您對這些最佳文檔管理軟體工具的看法以及您的選擇。

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