電子郵件可交付性管理器:這個鮮為人知但又至關重要的工作角色是什麼?

在花費大量時間構建堅如磐石的電子郵件列表並製作完美的簡報以發送給您的訂閱者之後,您相信每次點擊「發送」時,您的電子郵件就會消失在網路中並登陸收件箱。

您可能不知道的是,在幕後,有人努力確保您的訂閱者真正收到您的電子郵件。有人是電子郵件可傳遞性管理器。

最簡單的是,電子郵件可傳遞性管理器是確保您的電子郵件被傳遞的人。與個人電子郵件不同,發送商業電子郵件要複雜一些。

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垃圾郵件過濾器,黑名單,舊電子郵件地址和過時列表都會影響您的電子郵件傳送速度,並阻止您的郵件到達您的電子郵件列表。

電子郵件可交付性管理器是一種罕見的品種,因為大多數公司只是將自己的發送外包給大型電子郵件業務,如SendGrid或Mailjet或Amazon SES。

在MailPoet,我們建立了自己的專用電子郵件基礎設施 – MailPoet發送服務 – 以支持我們的插件,並擁有我們自己的電子郵件可傳遞性管理器。這個角色不僅僅是我們的一個人,它分為三個組:工程師,支持和第三方Postmastery,並確保遵循最佳實踐。

通過在內部保持這一地位,我們可以更好地控制我們的電子郵件傳送能力,並且能夠更好地幫助我們的客戶向其訂閱者發送精彩的電子郵件。

由於網上沒有太多關於電子郵件可交付性管理者所做的信息,我們將探討為什麼電子郵件可傳遞性很重要以及我們的電子郵件可傳遞性管理如何讓MailPoet客戶放心,他們的電子郵件實際上已經到達目的地。

  • 什麼是電子郵件可傳遞性?
  • 電子郵件可交付性管理器做什麼?

什麼是電子郵件可傳遞性?

在深入研究電子郵件可交付性管理器的功能之前,讓我先談談電子郵件的可傳遞性以及為什麼它對業務所有者至關重要。

電子郵件可傳遞性度量來自達到預期目標的廣告系列的電子郵件百分比。例如,如果您發送100封電子郵件,理想情況下,您希望所有100封電子郵件都能覆蓋您的訂閱者 – 這是100%的電子郵件可傳遞性。

電郵發送

電郵發送

但有時候,事情出了問題。

垃圾郵件過濾器和黑名單可以將您的電子郵件彙集到互聯網的深淵中,永遠不會被再次看到。許多其他因素可能會影響電子郵件的可傳遞率,包括發送電子郵件的伺服器的垃圾郵件分數,收件人的垃圾郵件投訴,或者電子郵件列表中包含蜜罐地址。

MailPoet首席技術官TautvidasSipavičius表示,電子郵件未能送達的最常見原因是:

  • 客戶的地址配置錯誤,導致電子郵件服務提供商(ESP)無法以其名義發送電子郵件。
  • 客戶正在向不存在的地址或完整的收件箱發送電子郵件,因此他們無法接受電子郵件。
  • 客戶通過發送垃圾郵件,未經請求的電子郵件或帶有禁止內容的電子郵件來濫用服務。
  • ESP作為電子郵件服務的聲譽因濫用而減少(如上所述),導致其他ESP更少信任它並拒絕合法電子郵件,因為他們認為它們可能是垃圾郵件。
  • 收件人的電子郵件伺服器已關閉或遇到其他問題(例如WordPress不發送電子郵件問題)。
  • 電子郵件伺服器無法通信或彼此溝通錯誤的技術問題。

其中一些問題很容易解決,而另一些則更具技術性。這就是電子郵件可交付性管理的用武之地。

您可以採取哪些措施來保持電子郵件的可傳遞率?最佳做法建議:

  • 確保您的訂閱者在訂閱時了解他們註冊的內容,並對註冊過程保持透明。
  • 永遠不要購買或租用電子郵件列表 – 這在許多國家都是非法的,而且總是很糟糕。當訂閱者想要接收它們時,您的電子郵件會更有效。
  • 密切關注垃圾郵件投訴,並評估收件人為何將郵件標記為垃圾郵件。
  • 確保您的「發件人」電子郵件地址可識別,以便發件人不會認為您發送垃圾郵件。
  • 考慮實施雙重選擇,要求用戶通過發送到其電子郵件地址的鏈接確認其訂閱。 (這在GDPR下實際上是必需的。)
  • 創建客戶想要閱讀的有用,引人入勝的電子郵件。
  • 選擇一個可靠且願意照顧技術方面的可靠電子郵件服務,為您提供有關電子郵件傳遞的信息和數據,並認真監控其電子郵件伺服器。

2011年,當我們創建MailPoet時,沒有與WordPress電子郵件可傳遞性相關的出色解決方案。截至今天,MailPoet每月向收件箱發送3000多萬封電子郵件,其可傳送率達到98.5%,符合甚至超過某些行業標準。

但是,我們如何能夠保持我們的可傳遞率如此之高?嗯,你猜對了:在我們的電子郵件可交付性管理器和他的團隊的幫助下。他們是如何做到的。

電子郵件可交付性管理器做什麼?

與大多數角色一樣,電子郵件可交付性管理器的日常職責因公司而異。總的來說,這個職位是技術任務和與ISP和其他ESP建立關係的綜合體。

成功的電子郵件可交付性管理員對電子郵件營銷最佳實踐,隱私和反垃圾郵件法律以及與郵件伺服器,電子郵件身份驗證和過濾技術相關的技術知識有深入的了解。

電子郵件Deliverability Manager職責

電子郵件Deliverability Manager職責

電子郵件可傳遞性管理器的最近工作列表包括以下任務:

  • 管理電子郵件傳遞報告和警報,包括退回日誌。
  • 進行故障排除和協作,以便在出現問題時找到解決方案。
  • 維護與ISP和其他電子郵件提供商的關係。
  • 及時了解行業趨勢和技術。
  • 教育客戶電子郵件營銷最佳實踐。
  • 通過參加會議和加入委員會為反垃圾郵件社區做出貢獻。

所有這些任務都有助於幫助電子郵件發件人(就是您!)確保他們的電子郵件儘可能頻繁地發送給您的訂閱者。

在MailPoet,我們的電子郵件可傳遞性管理團隊的任務分為兩類:預防性任務和被動式任務。以下是每個類別包括的內容:

預防措施首先

通過避免黑名單和垃圾郵件過濾器,電子郵件可傳遞性管理器可以確保電子郵件在訂閱者的收件箱中儘可能接近100%的時間。

保持高可傳遞率的最有效方法是採取預防措施。

為此,我們的電子郵件可傳遞性管理團隊採取以下預防措施,始終領先於無法投遞的電子郵件:

1.確保電子郵件列表是最新的有效電子郵件地址

有幾個原因可以解釋為什麼這麼重要。首先,購買清單違反了我們的反垃圾郵件政策,因為它會影響每個人的可傳遞性。我們希望確保每個人都遵守規則。此外,電子郵件發生變化,人們移動公司,電子郵件列表變得陳舊。確保電子郵件列表健康是首要任務。

2.通過電子郵件最佳實踐教育客戶

雖然您是運營業務的專家,但在涉及電子郵件營銷的技術方面時,您可能不是專家,更不用說電子郵件的可傳遞性。這就是電子郵件可交付性管理團隊確保用戶遵守電子郵件法規和最佳實踐的原因。

3.確保IP地址得到預防

你可能會將「變暖」與溫度聯繫在一起,但是當涉及到電子郵件時,「熱身」就是要與其他ESP建立良好的聲譽,通常從中立或糟糕的位置開始。預熱包括隨著時間的推移慢慢增加電子郵件的數量。這個漸進的過程有助於確保電子郵件合法的垃圾郵件過濾器,並防止觸發垃圾郵件過濾器。這是確保電子郵件發送的重要一步。

正如我之前提到的,ESP可能拒絕來自聲譽未知或聲譽不佳的發件人的電子郵件。例如,您現在使用的IP地址可能過去曾用於發送垃圾郵件,因此聲譽很差,這就是「熱身過程」必要的原因。

4.放置電子郵件身份驗證工具

SPF(發件人策略框架)和DKIM(DomainKeys Identified Mail)是用於驗證發送電子郵件地址的電子郵件身份驗證方法。這些都是簡單的安全測試,可以確認您發送的是合法的電子郵件而不是假裝成其他人。

5.反網路釣魚驗證

要發送電子郵件,您需要擁有自己的「來自」域名,而且它不能是像@ gmail.com這樣的免費電子郵件。這是另一項旨在保護收件人免受垃圾郵件或網路釣魚詐騙的安全措施。

反網路釣魚驗證

反網路釣魚驗證

6.監控所有用戶和IP的總體可交付率

捕獲可傳遞性問題的最佳時機是在它們發生之前。第二個最佳時間是在它們發生之後,而不是幾個月。電子郵件可交付性管理團隊會密切關注我們電子郵件伺服器上每個人的可傳遞率的脈搏,以便儘快糾正任何問題。

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訂閱Kinsta時事通訊訂閱我同意條款和條件和隱私政策7.建立和維護ESP社區內的關係

與其他ESP和ISP建立並保持良好的關係可以更容易地解決問題。

8.研究和實施濫用檢測和預防的新方法

及時了解最新的方法和技術有助於使ESP保持在電子郵件安全和技術進步的最前沿。隨著法律的變化和新技術的發揮,重要的是ESP儘快實施更新或修復。

反應性任務:當事情出錯時會發生什麼?

一盎司的預防可能值得一磅治療。但無論ESP多麼小心,事情都會出錯。雖然我們的電子郵件可傳遞性管理團隊旨在預防問題,但他們無法預測每種可能的情況。那麼,當出現問題時會發生什麼?

幸運的是,通常需要解決的大部分內容都是自動化的,這使得電子郵件可交付性管理器可以在問題變得普遍之前解決它們。

1.自動化行動

ESP會阻止垃圾郵件投訴率高或電子郵件地址無效的發件人。在MailPoet,我們對垃圾郵件發送者嚴格要求,不僅因為垃圾郵件令人討厭,而且因為他們的行為威脅到我們的聲譽以及使用我們伺服器的所有客戶的可傳遞性。我們不會損害每個用戶的每個人的可傳遞率。

2.關於濫用報告的研究和法案

電子郵件可轉發性管理人員還可以通過跟蹤和阻止濫用者來研究濫用報告並對其採取措施。這可能包括監控報告,分析日誌和計算問題的嚴重性。

電郵濫用報告

電郵濫用報告

3.從黑名單中刪除

電子郵件可交付性管理員也可以採取措施從伺服器黑名單中取出伺服器或IP地址。不幸的是,就像ESP試圖阻止它一樣,這可能而且仍然會發生。

有時這是由於垃圾郵件發送者而發生的,有時候發件人沒有受過電子郵件最佳實踐的教育。基本上,當一些帳戶被視為垃圾郵件時,ESP和其他電子郵件訂閱者開始認為我們發送給客戶的所有電子郵件都是垃圾郵件,他們可能會將我們列入黑名單。

發生這種情況時,我們的電子郵件可傳遞性管理團隊將與ESP合作,從黑名單中取消列出。他們還可能刪除已列入黑名單的IP地址,這可確保每個人的電子郵件按計劃發送。

4.終止垃圾郵件發送者帳戶

最後,電子郵件可傳遞性管理者可以採取措施終止垃圾郵件發送者的帳戶。在某些情況下,此步驟是從黑名單中退出的先決條件。垃圾郵件發送者不會退還服務費用。讓垃圾郵件發送者遠離我們的伺服器有助於保護我們所有其他用戶,因此我們不會掉以輕心。

正如您所看到的,我們需要付出很多努力才能確保您的電子郵件每次都能獲得!電子郵件可傳遞性管理器是您電子郵件營銷的管理者,可確保技術正常運行,垃圾郵件發送者被阻止以及您的電子郵件已發送。

誰在確保您的所有電子郵件都能到達用戶的收件箱?電子郵件可交付性管理器! ?了解有關此角色的更多信息……您可能很快就需要一個! ?點擊鳴叫摘要

對於企業主來說,電子郵件營銷是與現有和潛在客戶建立聯繫的最具成本效益的方法之一。事實上,電子郵件的投資回報率約為每消費1美元42美元。

然而,將電子郵件作為企業發送的過程可能變得相當複雜。有反垃圾郵件法律,各種技術要處理,更不用說實際的營銷策略本身。

您是否知道平均有20%的商業電子郵件永遠不會送達目標收件人?如果您依靠電子郵件來推動網站訪問,增加銷售額,或者讓您的客戶了解您的最新動態,那麼這將是一個巨大的問題。

幸運的是,選擇高質量的電子郵件服務提供商有助於確保您的電子郵件每次都能按時發送到收件箱。在幕後,將有一個電子郵件可傳遞性管理器負責發送您的電子郵件的複雜工作,所以您不必這樣做。

您對使用WordPress發送電子郵件還有任何疑問嗎?發表評論並告訴我們!

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